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Note de confidentialité

Informations générales

 

Sécurité et vie privée sont importantes pour vous, nous en sommes bien conscients. C’est pourquoi nous estimons qu’il est essentiel de protéger la vie privée de nos membres et  entreprises. Notre priorité est de garantir une sécurité élevée et de veiller à ce que vous ayez confiance dans le fait que vos informations sont sécurisées et accessibles lorsque vous en avez besoin.

 

Vous êtes peut-être gérant(e) d'une entreprise FCA, auditeur d’un organisme de certification FCA ou membre du Conseil d'Administration d’OVOCOM. Quelle que soit votre relation avec OVOCOM, il est possible que nous disposions d’informations personnelles à votre sujet. En effet, vos nom et prénom peuvent déjà être considérés comme des données personnelles. Dans cette note de confidentialité, vous apprendrez ce que nous faisons avec vos informations personnelles et pourquoi nous pouvons vous les demander.

 

1.    Traitement de données personnelles
Il est possible que nous traitions certaines de vos données personnelles. Cette opération se fait toujours dans le cadre de votre relation avec OVOCOM. Nous nous limitons au strict nécessaire pour vous fournir un service de qualité.


Toutes vos données sont gérées en interne au sein de notre organisation. Nous ne transmett(r)ons jamais vos informations personnelles à des tiers, sauf dans des cas exceptionnels, par exemple lorsqu’un contrat l’impose (pour les entreprises FCA) ou si nous sommes légalement obligés de la faire (par exemple dans le cas de poursuite judiciaire à l’encontre de votre entreprise). Mais même dans ces cas, nous nous limiterons toujours à communiquer le minimum nécessaire.

 

2.  Vos données personnelles

 

2.1.    Quelles données collectons-nous ?

 

Dans le cadre de la relation entre vous et OVOCOM, les données personnelles suivantes peuvent être traitées, en fonction de l’objectif et du contrat :

  • Données d’identification personnelles :
    • Nom et prénom, adresse
  • Données d’identification électroniques:
    • Courriel, numéro de téléphone et/ou de GSM, fax  emploi actuel
  • Données d’identification liées à la profession :
    • Fonction dans l’entreprise, emploi actuel, fonction, carrière, certificats et diplômes
  • Préférences au niveau du site web sur www.ovocom.be

 

Si vous êtes un employé d'une organisation ou une entreprise qui a une relation contractuelle avec OVOCOM (par exemple : entreprise certifiée, fournisseur, client, ...), nous traitons vos données d'entreprise (par exemple : adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnelle) et vos données personnelles (nom., prénom, ...) dans le cadre de la mise en œuvre de cette relation contractuelle.

 

2.2.    Objectif du traitement

 

Dans le cadre de la relation entre vous et OVOCOM, il est possible que des données personnelles peuvent être traitées pour les objectifs suivants :

 

  • Administration / gestion des clients
  • Administration / gestion des membres
  • Traitement comptable
  • Gestion des litiges
  • Communication (tels que les bulletins d’information d’OVOCOM)
  • Mise en œuvre des contrats (par exemple : offres commerciales, nom d’utilisateur pour la partie « membres » du site web, formations et événements, fournir des conseils .... )

 

Si vous êtes un employé d'une organisation ou une entreprise qui a une relation contractuelle avec OVOCOM (par exemple : entreprise certifiée, fournisseur, client, ...), nous traitons vos données dans le cadre de la mise en œuvre de cette relation contractuelle.

 

2.3.    Durée du traitement

 

Nous conservons vos données uniquement pour la période nécessaire pour atteindre et pour satisfaire aux objectifs de l'article 2.2, à moins qu’une durée de conservation plus longue soit requise ou justifiée par la législation ou par une autre exigence légale.

 

3.    Quels sont vos droits personnels ?


Le Règlement général sur la protection des données vous accorde différents droits :

  • Droit d'accès aux données et d’obtention d’une copie de celles-ci ;
  • Droit de rectification des données ;
  • Droit à l'effacement («droit à l'oubli») ;
  • Droit à la limitation du traitement ;
  • Droit à la portabilité des données.

 

3.1.     Droit d'accès et d’obtention d’une copie


Vous avez le droit de nous demander si nous traitons vos données personnelles. Si tel est le cas, vous avez également le droit d‘accéder à vos données personnelles et de recevoir les informations suivantes :


•    Pourquoi nous recueillons vos données ? ;
•    Quel type d'informations vous concernant recueillons-nous ? ;
•    Qui a accès à vos données personnelles ? Celles-ci sont-elles envoyées à des tiers ?
•    Combien de temps gardons-nous vos données ?

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours obtenir une copie des informations que nous traitons. Toutefois, la collecte de ces informations peut prendre un certain temps. Nous vous demandons donc de nous accorder un délai de 30 jours ouvrables pour vous envoyer ces informations. Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

3.2.     Droit de rectification des données


S'il s’avère que certaines de vos données ne sont pas/plus correctes, vous pouvez nous le faire savoir. Nous modifierons vos données le plus rapidement possible et nous vous les enverrons ensuite pour approbation.  Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

3.3.    Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")


Ce droit signifie que vous pouvez nous demander de supprimer toutes vos données personnelles de notre base de données. Depuis la publication du Règlement général sur la protection des données, nous nous sommes efforcés de rendre cela possible. Il s’agit d’un processus complexe ; d’une part parce que nous devons évaluer chaque demande au cas par cas, et d’autre part parce que nous devons maintenir un équilibre entre votre droit d’exercer un contrôle sur vos données personnelles et notre droit de fonctionner de manière correcte et efficace.


Si vous avez une demande d’effacement, veuillez envoyer un courriel à info@ovocom.be en indiquant comme objet « effacement de données personnelles ». Vous recevrez une réponse automatique confirmant que nous avons reçu votre demande. Ensuite, nous évaluerons votre demande et nous supprimerons vos données si possible.


Il se peut que vos données ne puissent pas être effacées : en effet, certaines données sont indissociables de certaines exigences légales (telles que la comptabilité). Nous sommes légalement obligés de garder ces données pour une durée déterminée.
Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

3.4.     Droit à la limitation du traitement


En tant que personne concernée, vous avez le droit de limiter notre traitement de vos données, et ceci dans deux sens : vous pouvez exiger que nous ne traitions plus vos données, mais aussi que nous ne les supprimions pas, de sorte que vous puissiez continuer à les consulter.


Vous pouvez limiter le traitement de vos données pour les raisons suivantes :

  • Vous contestez l'exactitude des données personnelles : dans ce cas, le traitement des données est arrêté pour vous permettre de vérifier si elles sont correctes ;
  • Le traitement est illégal : vous vous opposez à la suppression des données, mais vous demandez tout de même une limitation du traitement;
  • Vous avez besoin des données pour l’établissement, l'exercice ou le soutien d'une procédure judiciaire : le responsable du traitement ne peut pas supprimer les données, même s’il n’en a plus besoin pour des fins de traitement ;
  • Vous avez fait une objection au traitement : le traitement est arrêté pendant le traitement de la plainte.

 

Si vous souhaitez recourir à votre droit de limitation du traitement, vous pouvez nous en avertir par écrit. Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.


3.5.    Droit à la portabilité des données


Vous avez le droit de nous demander de vous transmettre vos données personnelles. Une autre possibilité est que nous transmettions vos données à une autre société qui, à son tour, traitera vos données. Nous ferons de notre mieux pour vous envoyer vos informations dans un délai raisonnable. Vous trouverez nos coordonnées sous le point 4.

 

4.    Données de contact du responsable du traitement  


Si vous avez une question concernant le traitement de vos données personnelles, vos droits en tant que personne concernée ou si vous souhaitez obtenir des informations sur notre politique de confidentialité, veuillez contacter le responsable :

 

  • Nom : Verhulst
  • Prénom : Bart
  • Adresse : Rue de l’Hôpital 31, 1000 Bruxelles, Belgique
  • Courriel : info@ovocom.be
  • Tél : +32 (0)2 514 01 86

Vous recevrez une réponse dans les deux jours, accusant réception de votre demande. Nous évaluerons ensuite votre demande.

 

5.    Plaintes


Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez recourir à la procédure de plainte.


Vous pouvez soit choisir de d’abord adresser votre plainte auprès de notre responsable du traitement des données. Il/elle analysera votre problème et, le cas échéant, adaptera nos procédures. Vous trouverez ses coordonnées sous le point 4.


Vous pouvez aussi opter de directement introduire votre plainte auprès de l’Autorité de protection des données. Celle-ci examinera votre plainte de manière approfondie. Les coordonnées de l’Autorité de protection des données sont les suivantes :

 

Autorité de protection des données

 

  • Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles, Belgique
  • Courriel : ommission@privacycommission.be
  • Tél : +32 (0)2 274 48 00
  • Fax: +32 (0)2 274 48 35
  • Site web : https://www.privacycommission.be

 

 

Version 0.2 - 31/12/2018

 

Ovocom asbl

31, rue de l'Hôpital

1000 Bruxelles

Tél. +32 (0) 2 514 01 86

Fax +32 (0) 2 514 05 29

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